Le salarié doit adresser une demande écrite d'autorisation d'absence à son employeur, de préférence par lettre recommandée avec avis de réception, au moins 30 jours avant le début de la formation.
La demande doit préciser les informations suivantes :
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Date et durée de l'absence sollicitée
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Nom de l'organisme responsable du stage ou de la session
L'employeur ne peut s'opposer au départ du salarié que s'il estime que cette absence pourrait avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise.
L'employeur doit recueillir l'avis conforme du <a href="https://www.xambes.fr/rubriques/demarches-administratives/?xml=F34474">comité social et économique (CSE)</a> ou, s'il n'en existe pas, des délégués du personnel.
Il doit également respecter le quota d'absences simultanées. Celui-ci s'applique si plusieurs salariés demandent à s'absenter simultanément pour la formation économique, sociale et syndicale. Ce quota est fonction du nombre de salariés dans l'entreprise :
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Dans une entreprise de plus 99 salariés, seuls <span class="valeur">2 %</span> peuvent s'absenter en même temps.
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Dans une entreprise de 25 à 99 salariés, seuls 2 bénéficiaires de congés de formation peuvent s'absenter en même temps.
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Dans une entreprise de moins de 25 salariés, il y a un seul bénéficiaire.
Le refus de l'employeur doit être motivé et <a href="https://www.xambes.fr/rubriques/demarches-administratives/?xml=R14732">notifié</a> au salarié dans un délai de 8 jours à compter de la réception de sa demande. Passé ce délai, l'employeur ne peut plus refuser le congé.